Vedtægter og forretningsorden for Midtsjællandsudvalget 

Foreningens navn: DGK Midtsjælland (underafdeling af Dansk Gravhundeklub - DGK) 

Vi dækker Næstved, Faxe, Stevns og Køge og en del af Vordingborg kommune. 

Udvalget består af 3-7 medlemmer + 1-2 suppleanter, som vælges på det årlige medlemsmøde i okt. kvartal hvert år og som udgangspunkt sidder i udvalget i 3 år. Det er dog muligt at gå ud af udvalget i løbet af en periode. For ægtepar / samboende par gælder, at kun en af parterne kan være medlem af udvalget. 

I tilfælde af, at der bliver indvalgt mere end 2 nye medlemmer samtidig, afgøres ved det første udvalgsmøde efter valget, i hvilken turnus medlemmerne er på valg, således at ca. 2 udvalgs- medlemmer + 1 suppleant er på valg hvert år. 

Ved første møde efter valget konstituerer udvalget sig med: sekretær, kasserer, ansvarlig for udstilling, sporarbejde, gravtræning (hvis dette bliver aktuelt), ringtræning, køb af materialer, referat af møder m.m.

Der afholdes ca. 6 udvalgsmøder årligt, som søges placeret 8-14 dage før deadline for næste blad samt efter behov før større arrangementer, f.eks. udstilling eller skue. Ved evt. møder før mindre arrangementer, f. eks. sporprøver, er det ikke påkrævet, at alle udvalgsmedlemmer deltager. Beslutninger træffes ved alm. flertal. Suppleanter og revisor kan deltage i møderne, men har ikke stemmeret. 

Udvalgsmøderne afholdes på skift hos et af udvalgsmedlemmerne. Tid og sted aftales fra gang til gang. Udgift til mødet dækkes med max. 100,- kr. pr. møde 

Mødet følger en fast dagsorden. Der vælges på hvert møde en ordstyrer. Sekretæren redegør under punktet ”post” for afsendt og modtaget post siden sidste møde, og er der mellem 2 møder modtaget særlig vigtig post eller information, sender sekretæren dette forud for næste møde. Der udfærdiges et referat, som sendes til alle udvalgsmedlemmer inden for 3 uger efter mødet. 

Kørsel i egen bil til møder og andre udvalgsarrangementer godtgøres ikke.

I forbindelse med godtgørelse af udgifter for trænere, aspiranter og elever, se bilag 1. 

Udvalgsmedlemmer, som påtager sig indkøb af forskellige materialer, kan tildeles et rådighedsbeløb, hvorfor der aflægges regnskab med bilag til kassereren. I det hele taget er det vigtigt, at der altid afleveres bilag til kassereren for alle udgifter, i form af kvittering, kassebon eller et underskrevet udgiftsbilag. 

Vedr. udvalgets materialer såsom; regnskaber med bilag og programmer erhvervet af udvalget, dokumenter, breve også elektroniske, samt kataloger, materialer til brug for træning, redskaber brugt til træning, skal ved en persons ophør med en given udvalgs- eller tillidspost overdrages til udvalget, da materialet er at betragte som udvalgets ejendom. 

Udvalget afholder ingen udgifter i forbindelse med udvalgsmedlemmers eller deres familiers fødselsdage og jubilæer. En sådan eventuel udgift afholdes af udvalgsmedlemmerne for egen regning. 

Udvalget giver en ærespræmie til de sjællandske udvalgs udstillinger til et beløb af ca. 200 kr.

 ⃰  Bilag 1: Godtgørelse af udgifter for trænere, aspiranter, elever og udvalgsmedlemmer i forbindelse med træning o.l.: 

Denne forretningsorden kan til enhver tid ændres ved alm. flertal.

 Vedtaget af det siddende udvalg november2022.